UTILIZZO NUOVO SERVIZIO DI AGENZIA VIAGGI CARLSON WAGON LITS

Il servizio di agenzia viaggi e' attualmente fornito dall'Agenzia Carlson Wagon Lits; si tratta di un contratto a livello nazionale fortemente raccomandato dall'Ente.
A seguire i vari passi per l'utilizzo del servizio.

Primo utilizzo

Ogni utente riceve contemporaneamente due e-mails dall'indirzzo CWT.Client.Care.Network.Traveler.Setup@carlsonwagonlit.com
aventi come oggetto Carlson Wagonlit Travel -  Accesso Profilo Online; la prima mail fornisce un numero di PIN e la seconda una PASSWORD temporanea.
A questo punto ci si puo' profilare nel sito inserendo le informazioni richieste  CWT PORTRAIT   MANUALE.
Si riceve un'email di conferma dall'indirizzo noreply-cwtbook2go@carlsonwagonlit.it avente come oggetto Credenziali di accesso sistema di prenotazione CwtBook2Go; da questo momento e' possibile effettuare le prenotazioni dei vari servizi   MANUALE.

Link Agenzia  (CWT Portal)  o direttamente CwtBook2Go 

Esistono due modalita' di prenotazione:
- Self booking (senza nessuna fee di agenzia)
- Assisted (sempre soggetta a fee di agenzia)

Orari ufficio prenotazioni: dal lunedi' al venerdi' dalle ore 8.30 alle 19.00; l'Agenzia CWT ci ha confermato la possibilita' di prenotare tramite il tool, sia in modalita' self service che assisted, anche fuori dall'orario di operativita' dell'agenzia e durante i weekend.  CONTATTI SERVIZIO CLIENTI CWT.

Non esiste l'obbligo di scegliere un'opzione piuttosto che un'altra, ma e' evidente che e' preferibile, ove possibile, evitare il pagamento di fees.
Di seguito l'importo delle fees di agenzia:

- Prenotazioni standard: fatte in data non inferiore a 6 gg. lavorativi antecedenti la data di partenza Euro 4,05
- Prenotazioni urgenti: fatte in data non superiore a 5 gg lavorativi antecedenti la data di partenza  e non meno di 5 ore antecedenti la data di partenza e, comunque, entro le ore 13 del giorno di partenza (ove la partenza sia successiva alle ore 18.00) Euro 9,40

- Prenotazioni in emergenza: fatte al di fuori dell’orario di ufficio dell’agenzia, via telefono al n. 02 52034445, Euro 14,50


Si rimanda alla tabella in calce per i vari servizi forniti dall'agenzia e ulteriori dettagli. Attenzione alla nuova procedura per le prenotazioni TRENITALIA che non passa dall’agenzia su espressa indicazione dell’Ente.


Nulla cambia per quanto riguarda le procedure di richiesta di autorizzazione a compiere missione e di richiesta rimborso, si precisa pero’ quanto segue:

Prima di procedere alla richiesta dei servizi presso l’Agenzia e’ necessario richiedere l’autorizzazione a compiere la missione, il cui numero e’ un campo obbligatorio nella procedura di prenotazione; si ricorda che l’acquisto di un servizio, nel caso in cui la missione non venga autorizzata, sara’ posto a carico del richiedente.

In fase di richiesta di autorizzazione, per le spese di viaggio e autonoleggio, selezionare l’opzione “proprio”  nel caso in cui la spesa venga pagata direttamente dal richiedente.

L'INFN ha stipulato un accordo con American Express e ha ottenuto una carta di credito completamente gratuita, sia per i dipendenti che per gli associati, con addebito in conto corrente posticipato, da usare pero' solo per spese di viaggio chieste a rimborso.

Accordo American Express - addebito spese viaggio di cui si chiede il rimborso

Per ulteriori informazioni e richiedere la carta di credito collegarsi a questo link: American Express

L'agenzia viaggi CWT sui viaggi d'affari automaticamente attiva una copertura assicurativa per gli infortuni, l'uso della carta AMEX attiva automaticamente anche le polizze su inconvenienti viaggio e bagaglio

Corporate Card Verde Welcome pack

Missioni a carico di altre Strutture INFN: si deve utilizzare la modalita'  ASSISTED . In questo caso segnalare nel campo note a quale struttura e' a carico la missione.
Negli altri casi si procede come prima , acquistando il biglietto in proprio o contattando l'altra struttura INFN.

Il servizio di autonoleggio con voucher INFN  non e’ piu’ attivo, dal momento che l’agenzia viaggi fornisce il servizio, anche in modalita’ ASSISTED.
Il servizio con Agenzia Cisalpina non e’ piu’ attivo.

Nulla cambia per quanto riguarda le modalita’ di chiusura missione. Continua ad essere obbligatorio, per ogni spesa, presentare nella richiesta di rimborso, in forma cartacea, tutta la documentazione.

Per ogni richiesta di informazioni e chiarimenti scrivere una mail all’indirizzo missioni@mi.infn.it


Tipo Servizio
Prenotazione e pagamento modalita' SELF BOOKING
Prenotazione a pagamento modalita' ASSISTED
Biglietteria aerea
(esclusi low costs)
Costo addebitato in e/c mensile carta di credito di Sezione pagato da Amministrazione INFN. Il richiedente non deve pagare nulla.
Costo addebitato in conto mensile ad Amministrazione INFN
Biglietteria aerea low costs
Costo addebitato su carta di credito personale del richiedente, che deve essere obbligatoriamente indicata nella procedura di prenotazione.
Costo addebitato in conto mensile ad Amministrazione INFN
Biglietteria ferroviaria (escluso Trenitalia)
Modalita' SELF BOOKING non ammessa
Costo addebitato in conto mensile ad Amministrazione INFN
TRENITALIA
(Area Riservata)
NON PASSA DALL'AGENZIA VIAGGI  - VEDERE ISTRUZIONI IN CALCE A QUESTA TABELLA

Altri tipi di biglietteria (es. marittima) Modalita’ SELF BOOKING non ammessa Costo addebitato in conto mensile ad Amministrazione INFN
Rilascio VISTI DI INGRESSO per passaporti Modalita’ SELF BOOKING non ammessa Costo addebitato in conto mensile ad Amministrazione INFN
Prenotazioni alberghiere Costo addebitato su carta di credito personale del richiedente, che deve essere obbligatoriamente indicata nella procedura di prenotazione. Costo addebitato in conto mensile ad Amministrazione INFN
Prenotazioni autonoleggi Costo addebitato su carta di credito personale del richiedente, che deve essere obbligatoriamente indicata nella procedura di prenotazione. Costo addebitato in conto mensile ad Amministrazione INFN


ISTRUZIONI BIGLIETTERIA TRENITALIA

INFN ha stabilito un accordo commerciale “Corporate Travel con Trenitalia”, sulla base del quale viene generato uno sconto sul fatturato complessivo INFN; per usufruire di queste agevolazioni e’ necessario che la procedura Trenitalia sia interamente indirizzata tramite questo accordo, che prevede  l’addebito di tutta la biglietteria Trenitalia sull’estratto conto della carta di credito della Sezione, dunque i richiedenti non dovranno pagare nulla (circolare del Direttore Generale n. 210/2013/DG)

La procedura prevede i seguenti passi:

- Ogni persona verrà profilata nel sistema TRENITALIA dall’amministrazione, e l’amministrazione ricevera’ un PIN per ogni utente.
- Ogni persona ricevera’ una mail di notifica da TRENITALIA con USERID e PASSWORD e l’invito a contattare l’amministrazione per entrare in possesso di questo PIN.
- L’utente, a questo punto, si colleghera’ a proprio nome e fara’ le richieste della biglietteria necessaria e automaticamente il servizio verra’ fatturato alla sede di riferimento; l’accesso deve essere effettuato al seguente indirizzo: http://www.trenitalia.com/ (AREA RISERVATA).

ALLA FINE DELLE PROCEDURA DI PRENOTAZIONE CI SONO TRE CAMPI OBBLIGATORI DA COMPILARE: STRUTTURA INFN,  NUMERO MISSIONE E PIN PERSONALE.
INOLTRE IL CAMPO “PAGAMENTO DIFFERITO”  DEVE ESSERE CLICCATO OBBLIGATORIAMENTE.

MANUALE UTENTI TRENITALIA

Si porta all'attenzione che per ora la convenzione Trenitalia prevede l'emissione di biglietti per l'estero per la sola Svizzera. Per gli altri biglietti esteri si possono chiedere i biglietti tramite la funzione Assisted dell'Agenzia